La préparation à un audit selon le Responsible Gold Guidance (RGG) de la London Bullion Market Association (LBMA) implique un processus structuré pour garantir la conformité aux exigences rigoureuses du RGG (Responsible Gold Guidance) en matière de diligence raisonnable dans la chaîne d’approvisionnement de l’or. Ecosysmis vous accompagne pour vous y préparer :
Comprendre les exigences du RGG
Étudier le cadre du RGG : Revoir les cinq étapes de diligence raisonnable du RGG basées sur les principes directeurs de l’OCDE.
Identifier les obligations spécifiques : Analyse des exigences en matière de traçabilité, de respect des droits humains, de lutte contre le blanchiment d’argent et de financement du terrorisme.
Se tenir informé des mises à jour : Vérifier régulièrement les révisions apportées au RGG et aux directives associées.
- Évaluer et formaliser les processus internes
- Collecter et organiser les preuves documentaires
- Rapports de vérification
Mettre en place une politique d'approvisionnement responsable : Élaborer une politique écrite conforme au RGG et communiquée à toutes les parties prenantes.
Cartographier la chaîne d’approvisionnement : Identifier toutes les entités impliquées dans la chaîne d'approvisionnement de l’or, de l’extraction à la livraison.
Analyser les risques : Effectuer une évaluation des risques basée sur les critères RGG (origine géographique, pratiques des fournisseurs, etc.).
Formaliser les processus : Documenter les pratiques et procédures internes pour garantir la traçabilité et la conformité.
Données sur la chaîne d'approvisionnement : Collecter les documents prouvant l'origine de l'or, la traçabilité, les flux financiers et les contrôles effectués.
Contrats et accords : S’assurer que les contrats avec les fournisseurs incluent des clauses de conformité avec le RGG.
Rapports de vérification : Préparer les rapports internes et externes qui démontrent la conformité des processus.
Enregistrements des formations : Fournir des preuves des formations données aux employés et aux fournisseurs sur le RGG.
Préparer les rapports internes et externes qui démontrent la conformité des processus.
Enregistrements des formations : Fournir des preuves des formations données aux employés et aux fournisseurs sur le RGG.
Sensibilisation et formation des parties prenantes
Formation des équipes internes
Sensibiliser les employés sur les exigences du RGG, notamment ceux des départements achats, conformité et juridique.
Engagement des fournisseurs
Expliquer aux fournisseurs les attentes spécifiques liées au RGG et les accompagner dans leur préparation.
Collaborer avec les parties externes
Travailler avec les partenaires pour assurer la conformité tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
Réaliser un audit interne préliminaire
- Évaluer les écarts : Effectuer une auto-évaluation pour identifier les lacunes dans les pratiques actuelles par rapport aux exigences du RGG.
- Tester les systèmes de traçabilité : Vérifier l'efficacité des mécanismes de traçabilité et la robustesse des contrôles internes.
- Corriger les non-conformités : Mettre en place des mesures correctives pour résoudre les écarts identifiés avant l’audit officiel.
Sélectionner un auditeur accrédité
Choisir un auditeur qualifié
Sélectionner une entité accréditée par la LBMA pour effectuer l’audit indépendant.
Coordonner avec l’auditeur
Planifier l’audit en convenant du périmètre, du calendrier et des attentes.
Préparer les équipes d'employés
Informer les équipes des questions potentielles et des attentes de l’auditeur.
- Préparer le site pour l’audit
- Conduire l’audit
- Gérer les résultats et les recommandations
Organisation des documents : Classer les preuves documentaires pour qu'elles soient facilement accessibles pendant l’audit.
Préparer les visites sur site : S’assurer que les installations respectent les normes et que les processus soient opérationnels.
Planifier des entretiens : Identifier les personnes clés qui interagiront avec l’auditeur et les préparer aux questions possibles.
Coordination avec l’auditeur : Accompagner l’auditeur dans la collecte des preuves nécessaires et dans les inspections.
Répondre aux questions : Apporter des réponses claires et détaillées à toutes les interrogations liées aux pratiques et processus.
Documenter l’audit : Conserver des copies des documents et observations partagés pendant l’audit.
Analyse du rapport d’audit : Revoir les conclusions de l’auditeur pour identifier les points à améliorer.
Mise en œuvre des actions correctives : Établir un plan d’action pour remédier aux non-conformités ou faiblesses identifiées.
Communication des résultats : Partager les conclusions de l’audit avec les parties prenantes internes et externes si nécessaire.
Assurer l’amélioration continue
Maintenir une surveillance continue des processus pour garantir leur conformité au RGG.
Ajuster les politiques et procédures en fonction des retours de l’audit et des évolutions réglementaires.
Collaborer pour améliorer leurs pratiques et garantir leur conformité sur le long terme.
